Gestión Eficiente y Eficaz de Almacenes

La gestión de almacenes es un pilar fundamental en la cadena de suministro (Supply Chain). En este artículo, responderemos a preguntas cruciales que todo profesional del área debe considerar para optimizar la operación de sus almacenes. Exploraremos la diferencia entre eficiencia y eficacia, y su importancia relativa; identificaremos los factores que influyen en ambas; y analizaremos cómo la gestión de almacenes se alinea con la misión, visión y propuesta de valor de una organización. Además, proponemos cómo agilizar procesos y mejorar la gestión de almacenes.

Eficiencia y Eficacia en la Gestión de Almacenes

Eficiencia en la gestión de almacenes refiere a la capacidad de realizar tareas con la menor cantidad de recursos posibles. Esto incluye el uso óptimo de espacio, tiempo, mano de obra y energía. Un almacén eficiente minimiza el desperdicio y maximiza el rendimiento de sus recursos. Por ejemplo, se evita exceso de inventario o inventario sin movimiento, se eliminan productos dañados o vencidos. También, se elimina la sobre carga de trabajo, así como las constantes interrupciones que alargan los tiempos de procesos en los almacenes. Fomenta la utilización de equipos adecuados a las operaciones y actividades en los almacenes.

Eficacia en la gestión de almacenes, refiere a la capacidad de alcanzar los objetivos y resultados deseados. En el contexto de un almacén, esto significa cumplir con las expectativas de servicio al cliente, mantener los niveles adecuados de inventario y asegurar la precisión en las operaciones. Por ejemplo, cantidad de pedidos atendidos sin errores y a tiempo, optimizar la cantidad de inventarios para atención oportuna, disminuir el costo promedio recepción de pedido, así como, el costo promedio de expedición de pedido.

¿Qué es más importante la eficiencia o la eficacia para la Gestión de Almacenes?

Ambas son cruciales, pero su importancia relativa puede variar según la situación.

- Eficacia es fundamental cuando el objetivo principal es satisfacer las necesidades del cliente y cumplir con las metas estratégicas de la empresa. Sin eficacia, la empresa no puede cumplir con sus compromisos, sin importar cuán eficientemente opere.

- Eficiencia es esencial para mantener los costos bajos y optimizar los recursos. Sin eficiencia, la empresa puede lograr sus objetivos, pero a un costo mayor, lo que puede afectar la rentabilidad a largo plazo.

Idealmente, un almacén debe buscar un equilibrio entre ambas, logrando los objetivos con el menor consumo de recursos posible.

 Factores que influyen en la Eficacia de la Gestión de Almacenes

Son cuatro los factores que tienen mayor impacto en la eficacia:

1. Exactitud del Inventario: Mantener registros precisos para asegurar que el stock disponible coincida con lo registrado en el sistema. Cuando hablamos de stock disponible esto incluye que este se encuentre en óptimas condiciones para la venta.
2. Tiempos de Entrega: Capacidad para cumplir con los tiempos de entrega prometidos a los clientes. Ni antes ni después, en la fecha y horario ofrecido.
3. Satisfacción del Cliente: Medir y mantener altos niveles de satisfacción del cliente. Es importante, la comunicación con el cliente a través de llamadas, encuestas o reuniones periódicas.
4. Capacidad de Adaptación: Responder rápidamente a cambios en la demanda y condiciones del mercado. La comunicación frecuente con el cliente es importante para estar atentos a los posibles cambios especialmente durante las épocas de campaña donde el cliente puede solicitar adelanto o atraso de las entregas o el aumento o disminución de la cantidad a entregar.

 Factores que influyen en la Eficiencia de la Gestión de Almacenes

Al igual que en la eficacia mencionaremos cuatro factores que impactan de manera inmediata en la eficiencia:

1. Optimización del Espacio: Uso efectivo del espacio disponible para minimizar el movimiento innecesario. Por ejemplo: Diseño del Layout utilizando el modelo ABC de productos ayuda a optimizar la ubicación de los productos y agiliza los flujos de entradas, salidas y reposiciones en los almacenes. Adicionalmente, el uso de estanterías móviles, estanterías compactas drive-in/drive-through, estanterías dinámicas, dependiendo del tipo de producto y la homogeneidad de la carga.
2. Automatización: Implementación de tecnologías para reducir la necesidad de intervención manual. Por ejemplo: Sistemas automáticos para recepción y expedición de carga. Sistemas de automáticos de transporte, sistemas automáticos de Identificación (lectoras, terminales, cámaras, etc). sistemas de automáticos de embalaje, sistemas de automáticos para picking y preparación de pedidos, entre otros.
3. Gestión de Personal: Asignación eficiente de tareas y horarios del personal. Formación permanente y promover el uso de tecnologías, así como incorporación de los indicadores de gestión. Este factor impacta directa y rápidamente en los costos de operaciones.
4. Flujo de Procesos: Diseño de procesos para minimizar tiempos de espera y movimientos innecesarios. La revisión de los procesos periódicamente e incorporar la mejora continua garantiza la efectividad y mantiene al equipo comprometido y motivado hacia los resultados. Implementar metodologías como las 5 S o Lean Warehousing transforma la cultura de trabajo de los equipos y garantiza la calidad del servicio controlando los costos.

 Alineación de la Gestión de Almacenes con la Misión, Visión y Propuesta de Valor

La gestión de almacenes debe estar alineada con la misión y visión de la organización para asegurar coherencia y apoyo a los objetivos estratégicos.

- Misión: Los almacenes deben operar de manera que respalden la misión de la empresa, proporcionando un servicio excelente y garantizando la disponibilidad de productos.

- Visión: Deben estar preparados para adaptarse y evolucionar conforme la empresa crece y se adapta a nuevas oportunidades. Contar con personal, espacios, equipamiento y tecnología que respalden la magnitud de las operaciones.

- Propuesta de Valor: La gestión de almacenes debe asegurar que los productos estén disponibles en el momento y lugar adecuados, cumpliendo con la promesa hecha a los clientes.  Esto va de la mano con la estrategia de distribución que se elija la cual considera lo siguiente:

• Si la entrega se hará directamente en el local del cliente o en punto predeterminado.
• Si se realizará a través de un intermediario o en una ubicación intermedia.

Ambos casos conllevan a plantearse el diseño de la estrategia de distribución coherente con la gestión de los almacenes.

 ¿Cómo agilizar los Procesos de Gestión de Almacenes?

Hemos mencionado la importancia de la Optimización de Layout para reducir tiempos de desplazamiento y mejorar el flujo de trabajo, también el uso de sistemas automatizados para agilizar los procesos evitando la dependencia del trabajo manual como en el caso de ubicación de productos y control de inventarios. Aunado a ello incorporamos a esta lista, la estrategia “Cross-Docking” la cual permite minimizar la manipulación y almacenamiento al procesar pedidos. Entendemos por “Cross – Docking” al proceso por el cual un pedido/producto se recibe del proveedor y se entrega al cliente sin pasar por el almacenamiento evitando la manipulación por parte del personal. También se llama así al proceso por el cual un lote de producto recibido es preparado en pequeños lotes para ser atendido de manera inmediata. No requiere procesos de identificación, ubicación, reposición ni picking en los almacenes.  En pocas palabras la estrategia “Cross – Docking” elimina el costo de manipulación, ahorra espacio y agiliza flujos.  Sin embargo, demanda mucha coordinación y compromiso constante de todos los involucrados en la cadena.

Adicionalmente no se puede perder de vista la importancia de la formación continua al equipo humano lo que garantiza que la eficacia de las operaciones del día a día estén alineadas los objetivos establecidos. Para ello, es relevante asegurarse que el personal esté actualizado en mejores prácticas, nuevas tecnologías bajo un liderazgo que este consciente de estas necesidades.

En conclusión, la gestión de almacenes eficaz y eficiente es esencial para el éxito de cualquier cadena de suministro. Al equilibrar eficacia y eficiencia, y alinearse con la misión y visión de la organización, los profesionales de la supply chain pueden asegurar que sus operaciones no solo cumplen con los objetivos, sino que contribuyen con una ventaja competitiva y sostenible en el tiempo.